Mai simplu spus, un sistem de gestionare a documentelor este un mod automat de organizare, securizare, captare, digitalizare, etichetare, aprobare si completare a sarcinilor cu fisierele dvs. de afaceri. Desi majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor stocheaza date in cloud, un DMS este mult mai mult decat o simpla stocare in cloud.
Deoarece sistemele avansate de gestionare a documentelor gestioneaza cantitatile mari de hartie din afacerea dvs., puteti petrece timp dedicat pentru munca pe care o iubiti. De exemplu, cineva cu un mare depozit de hartii poate configura automatizarea pentru cele mai comune tipuri de documente pe care le gestioneaza, si poate sa urmareasca progresul datorita acestor aplicatii pentru gesitionare documente.
Un sistem de gestionare a documentelor este libertatea
Libertatea este beneficiul cel mai des mentionat de catre cei care folosesc deja aceste aplicatii pentru gestionarea documentelor, iar aceasta libertate s-a regasit in mare masura in „usurinta” asociata cu trecerea fara hartie printr-un sistem de gestionare a documentelor.
Aceasta „usurinta” a rasturnat si procesele dureroase de trimitere prin fax, cautarea informatiilor pentru perioade indelungate de timp, manipularea manuala a documentelor, formularelor si multe altele.
Majoritatea clientilor existenti care deja au implementat sistemul de gestionare a documentelor, nu au inteles durerea de a lucra intr-un birou dependent de hartie pana cand nu au experimentat o munca fara ea, realizand ca, intr-un anumit sens, hartia este ceea ce a mentinut munca manuala.
Cea mai mare parte a informatiilor din lume au fost create in ultimii 3 ani, iar o parte semnificativa a acesteia este continuta intr-un format electronic. Documentele imagistice reprezinta doar primul pas in organizarea informatiilor digitale.
Fara un sistem de gestionare a documentelor in vigoare pentru a automatiza, securiza si potenta valoarea documentelor ca active critice pentru o organizatie, informatiile continute in aceste documente nu vor furniza intreaga sa valoare.
Un sistem de gestionare a documentelor este convenabil
Comoditatea nu este destinata doar tehnologiei bazate pe consumatori, dar a castigat un puternic sprijin in intreprinderile mici si mijlocii. De exemplu, solutiile de gestionare a documentelor bazate pe cloud si aplicatia sa mobila fac posibila accesarea fisierelor, colaborarea, urmarirea si trimiterea in siguranta a informatiilor sensibile de oriunde exista o conexiune la internet.
Portalul web incorporat al unui sistem de gestionare a documentelor ofera utilizatorilor posibilitatea de a partaja seturi foarte mari de fisiere in siguranta prin intermediul telefoanelor lor mobile. Desi accesibilitatea si securitatea au fost odata privite ca beneficii reciproc exclusive ale solutiilor tehnologice, sistemul de gestionare a documentelor aduce fiecare dintre aceste beneficii intr-o singura solutie functionala.
Din punct de vedere al securitatii si comoditatii, acest lucru este important pentru lucratorii din clinicile mici de asistenta medicala, ai caror manageri IT trebuie sa utilizeze sistemul de gestionare a documentelor pentru a pastra informatiile sensibile in siguranta atunci cand angajatii stocheaza informatii legate de birou pe propriile dispozitive mobile si de oriunde exista un conexiune internet.
In industria contabila, compatibilitatea DMS si aplicatiile mobile DMS ofera capacitatea de reactie pe care clientii CPA o solicita acum mai mult ca niciodata si acelasi lucru este valabil si pentru industriile de finante si asigurari – mai ales ca consilierii financiari si agentii de asigurari petrec mai mult timp calatorind si intalnind clientii. la locul de alegere.
Un sistem de gestionare a documentelor aduce liniste sufleteasca
Incalcarile de securitate, scurgerile de informatii si alte catastrofe de date au dominat titlurile stirilor din urma cu ceva timp.
Cu toate acestea, majoritatea acestor incalcari au fost rezultatul unei gestionari interne deficitare a informatiilor, iar o solutie electronica de gestionare a documentelor ofera instrumentele de pastrare a informatiilor in siguranta atat in interiorul biroului, acasa, cat si in orice alta parte ai conexiune la internet.
