Procura dată unui angajat: ce îl poate reprezenta pe patron

Procura este actul prin care patronul împuternicește un angajat să facă în numele firmei anumite acte. Angajatul reprezintă firma doar în limitele scrise în procură: ce acte încheie, față de cine și pe ce durată. RevistaFirmelor explică mai jos cum o formulezi și unde îi sunt limitele.

Dacă te ocupi de administrarea unei firme, poți găsi și ghiduri despre administrarea firmei în România. Să luăm în ordine ce este, ce cuprinde și ce nu poate acoperi o procură.

Ce este, concret, procura

Procura este împuternicirea dată de o persoană, numită mandant, alteia, numită mandatar, ca să-l reprezinte la încheierea unor acte. Într-o firmă, mandantul este cel care o poate angaja, de regulă administratorul, iar mandatarul este angajatul de încredere.

De exemplu, un curier al firmei poate primi procură ca să ridice un colet în numele ei, dar nu și ca să semneze un contract de leasing.

Ea nu schimbă funcția angajatului și nu îl transformă în administrator. Îi dă doar dreptul de a acționa pentru anumite sarcini, atâta timp cât procura este valabilă.

Procură generală sau specială

Diferența este importantă. Procura specială privește un act anume sau o categorie clar delimitată, de exemplu depunerea unor documente la o instituție. Procura generală acoperă un domeniu mai larg, dar tot nu înseamnă libertate totală.

Iată situații în care firmele folosesc de obicei procuri:

• depunerea și ridicarea de documente de la registre și instituții;
• primirea corespondenței și a coletelor;
• semnarea comenzilor sau a contractelor de rutină, până la o valoare stabilită;
• încasarea sau plata unor sume, cu limite scrise;
• reprezentarea la o ședință sau la o negociere punctuală.

Ce trebuie să conțină

RevistaFirmelor recomandă o procură clară, care evită discuțiile ulterioare. Include datele celor două părți, obiectul exact al împuternicirii, limitele (valori, tipuri de acte, parteneri), durata de valabilitate și data semnării. Dacă angajatul nu are voie să dea mai departe împuternicirea, scrie asta. Cu cât este mai precisă, cu atât riscul de neînțelegeri scade.

Forma ei și unde se oprește

Pentru multe acte obișnuite este suficientă o procură sub semnătură privată, dar legea cere ca împuternicirea să aibă forma cerută pentru actul pe care îl încheie mandatarul. Dacă actul trebuie făcut la notar, procura se dă, de regulă, tot în formă autentică.

Angajatul nu poate depăși ce scrie în procură. Actele făcute peste limite pot fi contestate, iar firma se poate trezi în dispută cu partenerul. De asemenea, procura nu îl face reprezentant legal al societății și nu îi dă dreptul să schimbe actele ei constitutive.

Revocare și evidență

Procura se poate retrage oricând, iar la plecarea angajatului sau la schimbarea sarcinilor trebuie revocată scris. Anunță și partenerii care o cunoșteau, ca să nu mai accepte semnătura. Ține un registru simplu cu procurile date: cui, pentru ce și până când.

Dacă mai mulți angajați au procuri, stabilește cine răspunde pentru ce. O procură nu îl scutește pe patron de control, deci cere periodic informări despre actele încheiate.

Dacă tocmai pui bazele firmei, parcurge și ghidurile despre înființare, unde afli cine reprezintă societatea de la început.

Recomandare practică: scrie procura cât mai restrâns, cere angajatului să păstreze copii ale actelor semnate și apelează la un notar sau la un jurist pentru situațiile mai complexe. RevistaFirmelor te îndeamnă să tratezi procura ca pe o decizie de management, nu ca pe o formalitate.